Spécialiste des formations Intra-entreprise
PRESENTATION D’OUTLOOK ET PRINCIPES D’UTILISATION
La barre Outlook, le groupe Outlook, le groupe Courrier et la barre d’outils : navigation entre les différents outils
LE COURRIER ELECTRONIQUE
Création d’un nouveau message
Les différentes zones
Joindre un fichier, problèmes de taille des fichiers
Les différentes listes d’adresses
Enregistrer un message inachevé
Envoyer un message
Récupérer et réexpédier un message
Utiliser les options d’envoi
• Recevoir un accusé de réception et ou de lecture
• Mettre des repères d’importance et des options de suivi
• Utiliser les boutons de votes
• Joindre un élément Outlook à un message
Lire un message
• Répondre, transférer un message à une autre personne
Supprimer des messages de la boîte de réception
• Récupérer un message supprimé
• Supprimer définitivement un message
AGENDA ET CALENDRIER
Différences entre rendez-vous, événement et réunion
Gérer les rendez-vous : saisir un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
Créer un rendez-vous périodique, créer un événement ou un événement périodique
Afficher et imprimer son agenda sous différentes formes
Programmer et répondre à une alarme
CONTACTS ET CARNET D’ADRESSE
Saisir, modifier, supprimer un contact, afficher et imprimer son carnet d’adresse, tri et mise en page
Enregistrer l’adresse d’un nouvel expéditeur depuis son message
Créer une liste de distribution (groupe de personnes)
GESTION DES CONTACTS
Créer un contact à partir d’un message électronique
Envoyer des cartes de visite en pièce jointe
Intégrer dans la liste des contacts des cartes de visites reçues
Gérer le calendrier, prise de rdv
Définir un rappel pour un contact
Suivi des échanges avec les contacts
GESTION DE LA MESSAGERIE
Créer des dossiers de classement pour archiver les messages (copier, déplacer, rechercher un message dans les dossiers)
Travailler en mode autonome lorsque le réseau n’est pas disponible
Archiver des messages
Gérer les rappels
Paramétrer le gestionnaire d’absence
Automatiser l’organisation des messages (à l’arrivée, au départ)
• En utilisant les couleurs, les affichages, les dossiers
• En supprimant les courriers indésirables
• En créant des règles de classement
DOSSIER SERVEUR ET DOSSIER PERSONNEL
Créer le dossier personnel
Organiser ses dossiers personnels
La page Outlook aujourd’hui
Déléguer des éléments d’Outlook
AGENDA ET CALENDRIER
Différences entre rendez-vous, événement et réunion
Gérer les rendez-vous : saisir un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
Créer un rendez-vous périodique, créer un événement ou un événement périodique
Afficher et imprimer son agenda sous différentes formes
Programmer et répondre à une alarme
PLANIFICATION DE REUNION
Inviter des participants à une réunion et affecter des ressources
Sélectionner une plage horaire disponible pour l’ensemble des participants
Gérer les confirmations et les annulations
Modifier une réunion
Créer une réunion en ligne avec Netmeeting
TACHES
Créer une tâche simple : définir l’échéance, l’état d’avancement, le niveau de priorité
Créer une tâche périodique
Suivre une tâche, trier et afficher les tâches de différentes manières
Tâches partagées
• Répondre à une demande de tâche
• Transformer un message en tâche
• Déléguer une tâche et suivre son état d’avancement
• Gérer ses tâches en les classant
Dernière modification de cette formation : le 1 avril 2024.